Ordnen und Archivieren

Ordnen und Archivieren - zwei wichtige Kriterien, um ein Unternehmen führen und leiten zu können. Das Ordnen und Archivieren bezieht sich dabei nicht nur auf die digitalen Daten, die immer umfangreicher werden, sondern auch auf die Papierdaten, die ebenfalls in einer großen Anzahl in einem Unternehmen existieren. Mehr..

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Das ordentliche Büro - Ordnen und Archivieren

Das Wiederfinden von digitalen Daten lässt sich dank Computer und integrierter Suchfunktion einfach und simple durchführen. Bei Papierdaten oder Dokumenten sieht die Suchfunktion etwas anders aus. Hier muss noch per Hand nach den passenden Dokumenten gesucht werden. Damit dieser Suchvorgang nicht zu viel kostbare Arbeitszeit in Anspruch nimmt, ist es jedem Unternehmen ans Herz zu legen, mit den richtigen Mitteln das Ordnen und Archivieren zu vereinfachen.

Gerade bei großen Datenmengen, die auf Papier festgehalten sind, ist eine optimale und effiziente Archivierung angebracht. Hier kann viel Zeit & Geld gespart werden, wenn man nicht stunden- bzw. tagelang nach Dokumenten suchen muss.

Dokumente richtig und effizient ordnen

Um Dokumente mit einem bestimmten Schema abzulegen und abzuheften, ist es wichtig einem besonderen Prinzip zu folgen. Sicherlich haben auch Sie ein solches Prinzip in Ihrem Unternehmen entwickelt. Wir wollen Ihnen an dieser Stelle ein besonders effizientes Ordnungsprogramm ans Herz legen.

Dokumente können immer nach unterschiedlichen Gesichtspunkten geordnet werden. Im Unternehmen stehen Ihnen die Ordnungsvarianten wie folgt zur Verfügung:

  • Alphabetische Sortierung (eignet sich bei Kunden)
  • Sortierung nach Datum (eignet sich bei Geschäftsfällen)
  • Thematische Sortierung (für die Projetsortierungen)

Innerhalb der einzelnen Rubriken bietet es sich an, eine Sortierung von Eingangsdaten und Bearbeitungsdaten anzulegen.

Um eine bessere Übersicht zu erhalten, ist es sinnvoll zusammengehörige Ordner nicht nur mit Etiketten zu kennzeichnen, sondern diese auch mit entsprechend gleichfarbigen Ordnern zu kennzeichnen. Wir bieten Ihnen dafür spezielle Archiv-Ablageordnersysteme an. Diese erhalten Sie in unterschiedlichen Ausführungen und Farbkombinationen.

Das Beschriften der Etiketten sollte unbedingt leserlich erfolgen. Auch dafür bieten wir Ihnen passendes Zubehör in einer anderen Kategorie (Beschriftungsgeräte) an.

Darauf sollten Sie besonders achten

Im Geschäftsleben kann es immer wieder dazu kommen, dass einmalige Geschäftsbeziehungen entstehen. Diese bringen natürlich ebenfalls Unterlagen in das Unternehmen. Um hier den Überblick zu behalten, ist es besonders wichtig, diese Unterlagen nicht einfach irgendwo abzuheften. Legen Sie hierfür Extraordner an.

In unserem Sortiment finden Sie alles, was Sie für das Ordnen und Archivieren von Unterlagen und Dokumenten benötigen. Dazu gehören nicht nur die einzelnen Ordner, sondern auch spezielle Ordnerboxen sowie Einlagen und Materialien zum Kennzeichnen.

Dokumententaschen und Dokumentenmappen für Kunden oder Geschäftstreffen haben wir ebenfalls in unterschiedlichen Ausführungen im Sortiment.

Wo finde ich günstige Ordner?

Wünschen Sie sich neue Ordner oder Archivierer? Es gibt viele Möglichkeiten und Arten, die Sie entdecken können. Möchten Sie eine bestimmte Farbe oder einen ganzen Regenbogenmix? Alles ist möglich. In manchen Büros wird das so gehandhabt, dass jede Abteilung eine eigene Farbe aufweist. Zum Beispiel hat die Finanzabteilung gelbe Ordner, die Grafikabteilung lila Ordner und so weiter. So weiß jeder welcher Ordner in welche Abteilung gehört und es herrscht im kompletten Gebäude mehr Ordnung. Das kann natürlich jeder so handhaben wie er möchte, dennoch ist ein Konzept niemals verkehrt.

Ordner erleichtern die Ablage der Dokumente im Unternehmen

Ihr Team und Sie tun sich einfach leichter und werden mit einem guten Ordnersystem automatisch mehr Konzentration an den Tag legen. Wer ständig gewisse Dinge suchen muss, verliert leider eine Menge Zeit.

Stellen Sie sich vor Sie besitzen einen Büroschrank mit 50 Ordnern: diese sind nun nicht alphatisch geordnet und haben alle die gleiche Farbe. Jetzt werden Sie wahrscheinlich ewig danach suchen. Vor allem, wenn ein anderer Mitarbeiter den Ordner an einer anderen Stelle einordnet. Besitzen Sie jedoch 20 blaue Ordner, 10 grüne Ordner und 20 rote Ordner, wissen Sie beispielsweise schon, dass es einer der grünen Ordner sein muss. Sie werden aus dem Stehgreif zur richtigen Farbe greifen und den passenden Ordner gleich finden. Es hat also einen Grund warum es bei den Ordnern verschiedene Farben gibt.

Falls Sie dies nicht wünschen, müssen Sie sich ein neues System einfallen lassen. Verschiedenfarbige Etiketten beispielsweise oder eine alphabetische Ordnung. Wobei letzteres nicht immer so funktioniert, wie sich das manche wünschen. Es gibt immer einen Mitarbeiter, der aus der Reihe tanzt und das System ein wenig durcheinander schmeißt. Bei einem kleinen Betrieb mag das funktionieren. Je mehr Menschen in dem Betrieb arbeiten, desto mehr Ordnung und System ist notwendig.

Archivieren Sie wirklich alles für das perfekte Maß an Ordnung

Ordnung bedeutet, dass wirklich alles an seinem Platz liegt. Das gilt nicht nur für Briefe und Rechnungen. Auch CDs und ähnliches brauchen ein fixes Zuhause. Speziell für Ordner und Mappen gibt es sozusagen CD Einleger, wo Sie CDS wie auch DVDs ordentlich verstrauen können. Die werden direkt in den Ordner eingehängt und finden dort ihren Platz. Der Vorteil: die CDs sind vor äußeren Einflüssen geschützt und im Büro bleibt automatisch mehr Platz.

Würden Sie viele CDs stapeln, bräuchten Sie wieder extra Stauraum. So verschwinden die CDs direkt im Schrank. In Agenturen ist dieser Tipp beispielsweise Gold wert. Dort wo viel fotografiert wird, ist es keine Seltenheit, dass viele CDs aufbewahrt werden. Zwar gibt es in der heutigen Zeit auch externe Festplatten, aber auch die brauchen Platz. Alles hat seinen Vor- und Nachteil.

Schauen Sie sich bei uns im Online Shop für die perfekten Ordner um

Sie haben keine Ahnung, womit Sie beginnen sollen? Kein Problem, schauen Sie einfach noch heute bei Papier Liebl vorbei und surfen Sie eine Runde durch den Shop. Dort wird das eine oder andere Produkt sicherlich entdecken. Lassen Sie sich verzaubern und inspirieren zur gleichen Zeit.

Ordnung kann Spaß machen, vor allem der Weg dorthin. Falls Ihr Büro momentan im Chaos versinkt, dürfen Sie sich schon bald auf neue Zustände freuen. Mit dem richtigen System haben Sie bald alles im Griff und mehr Zeit für das Wesentliche.

Sollten Sie Fragen haben, steht Ihnen unser Team gerne mit Rat & Tat zur Seite.

Gibt es Ordner in verschiedenen Farben?

Auch bei den Ordnern sollten Sie an eine gewisse Struktur denken. Schön wäre es, wenn alle die gleiche Farben hätten. So kommt hier wieder Ihre Firmenfarbe ins Spiel. Grünes Logo = grüne Ordner und das Büro ist optisch rund. Sie können es so handhaben, müssen aber nicht.

Manche Unternehmen teilen die Ordner in verschiedene Farben ein. Die roten Ordner sind für die Rechnungen gedacht, die grünen für die Lieferanten, die gelben für Bewerbungen und Co. Dies kann jeder so handhaben wie er möchte. Generell gibt es viele tolle Ordner in unterschiedlichen Varianten und Farben. Wichtig ist, dass die Ordner Qualität aufweisen und dass die Ordnerringe Stärke zeigen. Bei billigen Produkten kommt es häufig vor, dass diese nach einer Weile nicht mehr richtig schließen und die Blätter im Ordner zerstören.

Gerade bei wichtigen Dokumenten sollten es Qualitätsprodukte sein, weil die Dokumente viele Jahre darin verweilen. Vor allem Steuerunterlagen und Co. Die Farbe und Größe variiert je nach Bedarf, A4 ist die Standardgröße. Ferner gibt es kleinere Ordner für Kassenbelege und Kontoauszüge.

Archive für noch mehr Ordnung und mehr Platz

Um Ordner für die Ewigkeit zu archivieren, gibt es ferner Boxen, die sich gut verschließen lassen. Diese lassen sich optimal im Keller stapeln und somit ist im Büro wiederrum mehr Platz. Zu bedenken gilt: es gibt nicht nur Dokumente, die archiviert werden möchten. In der digitalen Zeit kommt es immer häufiger vor, dass wichtige Daten auf CDs abgespeichert werden. Diese CDs werden ebenso in einem Ordner untergebracht. Hierzu gibt es spezielle CD Archive wie auch Einlagen für einen Ordner, wo diese sicher verstaut werden können.

Der Vorteil an diesen Einlagefolien ist, dass man sie gut beschriften kann Das ist zum Beispiel ideal für Fotografen, die ihre Kundenfotos auf einzelne CDs abspeichern oder andere digitale Kundendaten. Trotz der digitalen Möglichkeit ist es wichtig Sicherheitskopien anzulegen, weil immer etwas passieren kann. Clouds und Co im Internet sind eine gute Verbindung, sollten aber nicht der Standard sein.

Daten gehören immer gesichert, da leider eine vollkommene Sicherheit nur sehr selten geboten wird. Server werden gehackt und Festplatten können kaputt gehen und genau in diesem Moment ist ein digitales Sicherheitsarchiv ein Segen.

Entdecken Sie die Ordner und Archive direkt bei Papier Liebl

Ordner, Mappen und vieles mehr erhalten Sie direkt bei Papier Liebl. Schauen Sie sich um und entdecken Sie tolle Varianten der Ordnung für noch mehr Sicherheit und Ihren eigenen Überblick. Lassen Sie sich bei der Auswahl Zeit, dass Sie wirklich den Ordner finden, der zu Ihrem Team und zum Design passt. Mappen sollten mit der Firma harmonieren. Deswegen gibt es bei Papier Liebl auch so viel Auswahl, sodass wirklich jeder seinen Lieblingsordner finden kann.

Wenn Sie sich noch nicht für eine Farbe entscheiden können, dann wählen Sie einen kleinen Mix aus. Doch warten Sie nicht zu lange mit der Entscheidung, sonst wird Ihr Schrank eher an einen Regenbogen erinnern. Gleiche Farben sind jedoch harmonischer und sorgen automatisch für mehr Ordnung. Schauen Sie sich einfach bei Papier Liebl um und überzeugen Sie sich selbst.

Warum sind Ordner und Archivierer wichtig?

Ordnung ist das halbe Leben und im Büro sollte Ordnung einen großen Teil der Arbeit übernehmen. Ein guter Büroalltag funktioniert nur, wenn all die Dinge auf ihrem Platz sind. Bei einem Ein-Mann-Betrieb mag eine gewisse Unordnung noch funktionieren. Nicht aber, wenn es sich um ein Büro mit mehreren Mitarbeitern handelt. Dort muss ein gewisses System herrschen, sodass sich die Mitglieder der Firma wohlfühlen und auskennen.

Ein Ordner für die Rechnungen, ein Ordner für Lieferscheine und Co sind die Standardordner für kleine Büros. Größere Firmen haben nicht nur Ordner, sondern ganze Räume voll mit Ordnern für die jeweiligen Abteilungen. Bei Papier Liebl finden Sie natürlich auch passende Ordner und Archive, die den Alltag erheblich erleichtern.

Was ist nun ein Ordner?

Ordner sind sozusagen Mappen, die bereits Schüler kennen. In solchen lassen sich Dokumente optimal aufbewahren und das ohne die Zettel durch die Gegend fliegen zu lassen. Dies ist wohl der größte Vorteil, der für Ordner spricht. Das nächste wäre die Tatsache, dass solche Ordner sich wunderbar in den Schrank stellen lassen. Vor allem die breiten Ordner stehen quasi von alleine und bringen Ordnung in den Privat- wie auch Bürobereich. Im Büro werden meist breitere Ordner verwendet, weil darin mehr Platz ist und noch dazu lassen sich diese besser beschriften.

Wer nur wenige Dokumente einordnen will, greift zu einem dünnen Ordner und findet ebenso eine gute Möglichkeit alle Dokumente zu verstauen. Die dünne Variante wird meist zum Transport von Dokumenten verwendet. Sie dienen als Bewerbungsmappe oder auch als Projektmappe, worin sich die wichtigsten Informationen unterbringen lassen. In Seminaren werden dünne Ordner ausgegeben, um den Mitarbeitern die wichtigsten Neuigkeiten und Kursinhalte zu überbrigen. Es gibt kaum einen Bereich im Leben, wo kein Ordner benötigt wird.

Im Privathaushalt werden in den Ordnern Mietverträge, Rechnungen und Co aufgehoben. Im Büro alles rund um den Kunden, Rechnungen, Lieferscheine, Finanzunterlagen und vieles mehr. Natürlich lassen sich auch Zeitschriften und Ausschnitte aus Zeitungen oder Briefe darin verstauen. Alles ist möglich und Ordner bringen Ordnung ins Leben und tragen nicht umsonst diesen Namen.

Was sind Archivierer?

Damit sind meistens Papierschachteln gemeint, wo jene Dokumente verstaut werden, die im Büro nicht mehr benötigt werden. Finanzunterlagen beispielsweise werden am Ende des Jahres in den Keller gestellt. Bei großen Firmen kämen ständig neue Ordner zu teuer. Dafür wurden Archivier erfunden. Diese lassen sich optimal beschriften und stapeln. So bleibt auch im Keller Ordnung und sie werden gefunden, falls sie einmal benötigt werden.

Archivier sehen ähnlich aus wie Ordner, meist sind sie aus Papier. Manche weisen einen Ring auf, wo man das Dokument einordnen kann. Manchmal handelt es sich lediglich um stabile Kartons, die gerade die richtige Dokumentengröße aufweisen. Dennoch sind Archivier eine gute Investition, denn manche Dokumente werden leider auch viele Jahre später wieder benötigt. Die Mischung macht es bei der Archivierung und sorgt für niedrige Kosten.

Ordner in unterschiedlichen Größen, Farben und Varianten bringen werten jedes  Büro auf und so weiß jeder Mitarbeiter wo er die wichtigsten Dinge findet. Das ist ebenso ein Vorteil, der für Ordner spricht. Nur wer weiß wo bestimmte Dokumente zu finden sind, kann reibungslos arbeiten. Deswegen werden Ordner beschriftet und an einem bestimmten Platz gestellt. Ordentliche Mitarbeiter stellen diese auch zurück.

 

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