Im Büro werden unterschiedlichste Stempel verwendet. Je größer das Unternehmen, desto mehr Stempel werden in der Regel benötigt. Es kommt eigentlich darauf an wie viel Kundenverkehr täglich stattfindet. Wer einen einzigen Brief, wenn überhaupt erhält, benötigt nicht unbedingt einen Datumsstempel. In dem Fall genügt es, das Datum einfach auf den Brief zu schreiben. Bei Mittel- und Großunternehmen, ist die Anschaffung doch empfehlenswert. Datumstempel gibt es zum Beispiel mit dem Satz „Eingegangen am“.
Hier ist aber in letzter Zeit zu erkennen, dass immer mehr kleine Unternehmen sich auch Datums- und Eingangsstempel zulegen, da dies den Eindruck einer größeren Firma weckt. So denkt der Adressat des Briefes nicht sofort an ein 3-Mann Unternehmen, sondern schätzt den Kunden bzw. den Lieferanten ggf. größer ein. Dies ist nur zu Ihrem Vorteil und preislich sind Stempel auch mehr als bezahlbar.
Stempel sind auch ziemlich praktisch, wenn es um Bestellungen geht. So weiß der Mitarbeiter gleich wann der Brief ankam. Fragt ein Kunde nach, ob der Brief bereits bearbeitet wurde, kann anhand dieser Information das Datum eruiert werden. Datumstempel lassen sich jeden Tag aufs Neue umstellen. Nur hier sollte immer einer mitdenken. So manche Mitarbeiter vergessen in der Früh den Stempel einzustellen und wundern sich am Ende, warum das Datum vom Vortrag gestempelt wurde.
Der „Erledigt“ Stempel als Klassiker unter den Stempeln
Neben dem Datumstempel ist der Erledigt-Stempel sehr beliebt. Nicht nur im Büro, auch im Privatbereich ist dieser ziemlich hilfreich. Wurde eine Rechnung bezahlt, kommt der „Erledigt“ Stempel direkt auf das Dokument. Es gibt Modelle, wo auch hier das Datum mit gedruckt wird. Sozusagen „Erledigt am ..“. Kundenbestellungen werden genauso als „Erledigt“ abgestempelt, wie auch Anfragen oder sonstige Anliegen.
Dieser Stempel ist vor allem praktisch, wenn es sich um eine Bürogemeinschaft handelt. Der Mitarbeiter weiß sofort, dieser Brief ist erledigt und muss nicht mehr bearbeitet werden. Auch Abwandlungen des Stempels wie gebucht oder eingebucht sind sehr üblich und kommen häufig vor.
Adressstempel und andere wichtige Stempel
Ein Büro Adressstempel ist wichtig und wird ebenso häufig verwendet. Beispielweise als Bestätigungsstempel. Bewirbt sich jemand für eine Stelle und benötigt für das Arbeitsamt eine Bestätigung, wird in der Regel ein Stempel und Unterschrift auf dem Dokument hinterlassen. Manche stempeln dies auch auf normale Briefe oder verwenden diesen für Unterschriften beim Paketdienst.
Weiteres gibt es noch andere wichtige Stempel, die je nach Unternehmen benötigt werden. „Wichtig“, „Letzte Mahnung“, „fortlaufende Nummern“, „Abgelehnt“ und ähnliches. Hier müssen Sie überlegen welche Stempel Sie im Büro benötigen und diese kaufen. Auch eine Halterung wird ab einer größeren Zahl an Stempeln empfohlen. So bewahrt man sich das Chaos am Schreibtisch und die Stempel fallen nicht umher.
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Die klassischen Datumsstempel erhalten Sie dort beispielsweise in verschiedene Varianten, sodass Sie den passenden für sich finden. Bestellen Sie gleich ein Stempelkissen dazu, dann steht dem Projekt nichts mehr im Wege. Welche Stempel Sie letztendlich verwenden, bleibt Ihnen selbst überlassen und sollte immer an den Verwendungszweck der Stempel in der Firma angepasst werden.
Hier gibt es keine Regeln und Vorgaben, Hauptsache Sie kennen sich aus und haben Ihre eigene Stempelordnung im Griff. Auch als Einzelunternehmer zahlen sich Stempel aus, allen voran der Adresstempel, auf den sollten Sie niemals verzichten. Irgendwann kommt der Tag, wo Sie genau diesen benötigen.
Adressstempel sind in etwa so wichtig wie Visitenkarten. Verzichten Sie nicht darauf, weil es förderlich für Ihr Unternehmen ist. Und haben Sie dabei auch immer Ihren Kunden im Kopf, wo ein Adressstempel gleich einen deutlich professionelleren Eindruck hinterlässt. So wird eine kleine Firma gleich als deutlich größer wahrgenommen.
Sollten Sie Fragen haben, wenden Sie sich gerne an unser Team.